Chuẩn bị toàn diện cho kỳ audit chính thức — đánh giá nội bộ, phát hiện non-conformity và sửa chữa trước khi Recognized Organization hoặc Flag State đến kiểm tra.
Một kỳ audit ISM/ISPS/MLC chính thức với Non-Conformity (NC) không được khắc phục kịp thời có thể dẫn đến mất chứng chỉ SMC/DOC, đình chỉ hoạt động và thiệt hại thương mại nghiêm trọng.
International Safety Management Code (SOLAS Chapter IX) — kiểm tra hệ thống quản lý an toàn cấp công ty (DOC) và cấp tàu (SMC). Audit định kỳ 5 năm + verification hàng năm.
International Ship & Port Facility Security Code (SOLAS Chapter XI-2) — kiểm tra Ship Security Plan (SSP), Ship Security Officer (SSO), và các biện pháp an ninh tàu. Chứng chỉ: ISSC.
Maritime Labour Convention 2006 — kiểm tra điều kiện làm việc, sinh hoạt thuyền viên: lương bổng, giờ làm, y tế, hợp đồng SEA, khu sinh hoạt. Chứng chỉ: MLC Certificate.
Thực hiện audit nội bộ đầy đủ theo yêu cầu ISM Code Chapter 3.1 — cùng phương pháp mà auditor chính thức sẽ áp dụng. Phỏng vấn thuyền trưởng, sỹ quan và thuyền viên để đánh giá mức độ hiểu biết SMS.
Rà soát toàn bộ bộ tài liệu SMS: SMS Manual, Procedures, Forms, Records, Checklists. Đảm bảo tài liệu phiên bản mới nhất, có trên tàu và được thuyền viên thực sự sử dụng.
So sánh thực tế vận hành tàu với yêu cầu SMS và các Convention liên quan (ISM, ISPS, MLC, STCW). Lập danh sách gaps cần bổ sung trước ngày audit.
Thực hiện audit thử nghiệm: đặt câu hỏi theo cách auditor chuyên nghiệp, mô phỏng các tình huống khẩn cấp (drill scenario), kiểm tra sự sẵn sàng của thuyền viên.
Lập Corrective Action Report cho tất cả NC và Observation tìm thấy. Theo dõi tiến độ close-out từng hạng mục, đảm bảo hoàn thành trước ngày audit chính thức.
Kiểm tra điều kiện sinh hoạt, hợp đồng thuyền viên (SEA), bảng lương, giờ làm/nghỉ (Work & Rest Hours), y tế và phúc lợi theo tiêu chuẩn MLC.
Audit nội bộ ISM cho 1 tàu, bao gồm Gap Analysis và CAR. Thời gian 2–3 ngày trên tàu.
Chuẩn bị đầy đủ 3 loại audit cùng lúc. Phù hợp tàu sắp đến kỳ renewal hoặc inspection toàn diện.
Audit cấp công ty cho Document of Compliance (DOC). Thường làm tại văn phòng công ty quản lý tàu.
Liên hệ NavPoint ít nhất 4–6 tuần trước ngày audit để có đủ thời gian chuẩn bị và close-out NC.